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Where is the CEO?

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Organizzare al meglio l’azienda per riprendere il proprio posto.

L’organizzazione è uno strumento fondamentale (anzi indispensabile) per gestire al meglio l’azienda e per supportare l’imprenditore e i manager a raggiungere più facilmente gli scopi e gli obiettivi del gruppo che dirige. Una buona organizzazione aziendale permette alle persone non solo di esprimere maggiormente e più facilmente il proprio potenziale ma anche di far crescere in modo sano l’azienda.

Prima di entrare nel dettaglio dell’organizzazione è importante chiarire bene dei concetti.

Tra dirigere e fare c’è una differenza che alcune persone hanno difficoltà a riconoscere. A volte una persona che è responsabile di un’attività si trova ad avere un’insufficiente comprensione dell’organizzazione e così cerca di fare da sola tutte le azioni. Se portato all’eccesso, questo può spezzare l’unità di un gruppo e renderlo inutile poiché i membri, tutti quanti tranne uno, non hanno alcuna funzione, essendo stati derubati dalla monopolizzazione di azione da parte di un unico uomo.

Essere un CEO (direttore generale) non significa fare tutto ma dirigere l’orchestra.

È vero che una persona attiva e competente può fare le cose in modo migliore, ma in realtà non può mai fare più di quello che può fare. Invece, un gruppo ben organizzato, in cui ogni membro ha funzioni specializzate e coordinate da un responsabile, può portare a termine una quantità di lavoro molto superiore a quella che una persona sola può fare. Quindi, ripartiamo dalle basi.

Veniamo quindi al dunque.

A, B, C… O…rganizzare!
La parola organizzare deriva dal greco “organo” che originariamente significava “uno strumento”.
La ragione principale per cui non si organizza è semplicemente perché non si comprende che cosa significa organizzare. L’organizzazione di qualcosa non è molto difficile: si fa una valutazione di tutte le cose che bisogna fare, si suddividono i tipi di attività in singole funzioni, le si assegnano alle persone, ci si assicura che queste facciano sapere a tutti quelli con i quali dovrebbero interagire che loro sono incaricate dell’attività tal dei tali e poi si fa sì che si mettano all’opera mentre vengono formate.          

Ecco che l’organizzazione prende forma: nasce così l’organigramma. Da questo si sviluppa poi un complesso di procedure, funzioni e mansionari che permettono a persone anche di non elevatissimo talento, di esprimere in azienda dei risultati al di là delle loro aspettative.
Dopo aver fatto questo passaggio è importante supervisionare e far sì che effettivamente tutte le persone svolgano al meglio i loro compiti così da raggiungere l’obiettivo dato. A chi spetta questa responsabilità? A te! (sei per ora sei ancora solo) mentre nel frattempo individui fra le tue persone chi può crescere o decidi di aprire il tuo sguardo all’esterno e cercare qualcuno nel mercato delle HR che può diventare il tuo alter ego.

What is the CEO? Quali sono le sue caratteristiche e quelle dei suoi dirigenti?
Per prima cosa un dirigente (vale anche per un responsabile di settore) dovrebbe essere in grado di eseguire qualsiasi lavoro assegnato ai suoi collaboratori diretti meglio di quanto non sappiano fare loro. Quando questo non avviene, ci si può trovare in grande difficoltà nella gestione.
Un altro attributo del dirigente è quello di essere in grado di avere eccellenti relazioni con le persone e di aiutarle a comprendere quali sono i loro doveri, i modi di eseguirli, le relazioni che i lavori di queste persone hanno con gli altri lavori all’interno dell’azienda.
Il terzo attributo del dirigente, che è anche il più importante, è la capacità di ottenere qualcosa fatto tramite un’altra persona. Altrimenti ritorniamo sul FARE non siamo più sul DIRIGERE!

Su e giù per l’organigramma…

Nella vita quotidiana in azienda, una delle cose che più comuni che fa un manager è quella di “fare su e giù per l’organigramma” ovvero scendere ai livelli inferiori dell’organigramma o salire ai livelli superiori dello stesso in base alle esigenze della situazione. Uno dei modi in cui un manager sale ai livelli superiori dell’organigramma è quello di far funzionare un settore, ovvero far sì che qualcuno venga formato sotto la sua supervisione per svolgere quel lavoro e poi dare delega a quella persona. Solo allora, il manager può ritirarsi da quella funzione, continuando però a tenerla d’occhio. Se non agisce così, si trova egli stesso a dover svolgere così tante funzioni da non saper più da che parte girarsi.
Se sceglie bene il personale che deve prendere una certa funzione e gli dà tutta la formazione necessaria (e anche un po’ di fiducia), quando passerà definitivamente le consegne, avrà evitato il rischio di dover scendere di nuovo a livelli inferiori dell’organigramma per riprenderla in mano.  

Il compito di un manager è quello quindi di organizzare, formare e poi “instradare” le persone che in fase di valutazione ha ritenuto le più appropriate a prendersi cura e responsabilità di una determinata aerea e in base all’organizzazione che ha dato all’azienda.
Al contempo, si continuano a formare le persone in modo da renderle sempre più stabili ed efficaci nel loro lavoro e non appena la mole di lavoro gestita dall’organizzazione aumenta, bisogna rifinire ulteriormente la suddivisione.

«Faccio tutto io!» il Single-handing
Quando un uomo solo, manager o collaboratore che sia, sta controllando tutta l’attività e sta svolgendo tutto il lavoro, si dice che fa “single-handing”. Il termine deriva dalla terminologia nautica (come numerose parole inglesi).  Il concetto contiene due elementi chiave: single ovvero “uno solo” e hand significa “marinaio”.

Il fenomeno avviene quando ai collaboratori non è stata assegnata alcuna funzione specifica oppure quando questi non hanno ricevuto alcuna formazione per il loro lavoro.    
Non ci si può limitare a dirigere le cose o a “spingere” le persone per ottenere risultati. Bisogna creare un organigramma chiaro con funzioni ben definite, delle procedure e assicurarsi che le persone le conoscano e le usino.

Single-handing: quando SI?  
È possibile o meglio necessario usare il single-handing intanto che si formano le persone e si costruiscono le procedure.
Un manager deve sapere che finisce a fare il single-handing (cioè occuparsi in prima persona) di ogni funzione che non è stata inserita in un organigramma, alla quale non è stata assegnata una persona e le è stato fornito un mansionario specifico con tutte le procedure che la porteranno ad ottenere dei buoni risultati.

Quando non ci si organizza   
In una società interdipendente o in un’attività, il risultato finale dell’assenza di un organigramma, della poca chiarezza delle funzioni e dell’assenza di procedure, è il caos. Le attività ben organizzate prosperano. Un piccolo gruppo, estremamente bene organizzato, ha eccellenti probabilità di prosperità. Un gruppo, per quanto grande, se è malamente organizzato non ha speranza.

Resilienza, organizzazione e formazione       
Un responsabile che si trovi in una situazione di sovraccarico di lavoro, dovrebbe imparare a “barcamenarsi (occuparsi con successo di una situazione difficile) mentre organizza.”      
“Barcamenarsi organizzando vuol dire intraprendere tutte le azioni necessarie affinché il proprio collaboratore in futuro sia in grado di risolvere da solo lo stesso tipo di problema, fornirgli l’esatta procedura per affrontare un problema simile nel futuro e fargli capire il perché si dovrebbe prendere una decisione piuttosto che un’altra.     
Dare una procedura non significa solo spiegare tali cose, ma fornirle in modo scritto e far sì che il collaboratore le studi e sia in grado di usarle anche da solo. È solo “organizzando” che il manager costruisce dei collaboratori validi. Il prodotto finale di valore (qualcosa che può essere scambiato con altre attività) dell’organizzare è avere collaboratori che ci sollevano dai nostri compiti.      

La prosperità di un gruppo dipende interamente dal fatto che si organizzino pienamente e completamente. Questo accadrà nella misura in cui le persone di ciascun settore opereranno in base a un organigramma chiaro, svolgeranno adeguatamente le funzioni loro assegnate e avranno completato la loro formazione per essere efficaci nel loro lavoro.
E ricorda, la tua stessa azienda, crescendo nel tempo, avrà bisogno di un’organizzazione differente. 

                                                                                                                                            Aline Improta

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Aline Improta

La scrittura è fin da piccola il mio grande amore. Giornalista pubblicista dal 2010, negli ultimi dieci anni, ho riversato la mia passione in un altro settore: il marketing. Dopo anni a scrivere per le aziende, ritorno all'anima che c'è dietro ognuna di loro: gli imprenditori e tutte le persone che vivono in quell'ecosistema. Vi starete chiedendo come... Sono Editor e Ghostwriter per Engage Editore. la prima casa editrice italiana che pubblica libri dedicati agli imprenditori scritti da imprenditori. Amo le persone e credo che in ognuna di esse ci sia una luce da tirare fuori e una bellissima storia da raccontare.

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