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Scopri i segreti della delega ai giovani: strategie efficaci per trasformare il tuo team!

delega
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Nell’ambiente aziendale, ma anche nella vita in generale, la delega rappresenta una sfida non da poco. 

Se poi si tratta di delegare ai giovani, la difficoltà potrebbe aumentare ancora di più! I ragazzi, spesso privi di competenze e di esperienze, non hanno familiarità con le dinamiche lavorative e si potrebbe dire che sono ancora “acerbi”. Per questo, con loro, nella delega è importante procedere con pazienza e fornire supporto costante.

La realtà è che i giovani sono incredibilmente svegli e reattivi e, una volta affidati e delegati loro dei compiti, sono capaci di tirar fuori le loro più grandi potenzialità. Tuttavia, una delega eseguita nel modo sbagliato, potrebbe sprecare una giovane risorsa di grande valore. Il momento della delega è quindi fondamentale nel percorso di crescita di un collaboratore e deve essere gestito con estrema cura e attenzione.

Ma allora, qual è il segreto per delegare delle responsabilità ai giovani? A parlarcene è Alice Bighetti, giovane consulente di 21 anni, che ha delegato con successo le sue mansioni ad un team di giovani ragazze della generazione Z.

Abbiamo già conosciuto Alice nell’articolo “Gen Z e Millennials: generazioni a confronto” e oggi ci racconterà quali sono stati per lei gli ingredienti fondamentali per una delega efficace.  Ora, però, diamo spazio all’intervista ad Alice!

Raccontaci Alice, come hai promosso un senso di unità e collaborazione tra i membri del tuo team, esercitando sempre leadership verso di loro, nonostante la tua giovane età?

Innanzitutto, ho fatto amicizia con tutte le componenti del gruppo, che erano tutte ragazze. Ho dedicato tempo a conoscerle e a comprendere le loro aspettative e preferenze. Nelle prime settimane, infatti, ho tenuto tante riunioni, sia in gruppo che individuali, durante le quali ho approfondito il perché le ragazze erano entrate in OSM e quali erano i loro obiettivi all’interno dell’azienda. In questo modo ho potuto capire anche quanto loro fossero disposte a impegnarsi a livello lavorativo. 

Questo approccio ha fatto sì che loro percepissero fin da subito il mio ruolo come responsabile che le supporta e le aiuta a crescere.

Poi abbiamo sempre mantenuto un dialogo aperto, amichevole e diretto. Le ragazze si sentivano a loro agio nel parlarmi dei loro problemi e insieme trovavamo le soluzioni. Se avevano bisogno di prendersi una giornata libera per occuparsi di questioni personali, me lo comunicavano e ci organizzavamo di conseguenza. Insomma, il mio obiettivo era quello di essere sempre vicina a loro e di creare un’atmosfera in cui non mi percepissero come un superiore da temere, ma come una persona con cui poter parlare apertamente e che potessero considerare come punto di riferimento.

Per quanto riguarda la leadership, non ho avuto difficoltà nell’esercitarla, ho sempre parlato loro in amicizia, ma anche in maniera molto decisa. È fondamentale combinare determinazione ed empatia. Se stabilivo con le ragazze una scadenza o un obiettivo, doveva essere rispettato. Se poi qualcosa non veniva completata entro il termine, indagavo sul motivo e poi le incoraggiavo a recuperare.

Quali strategie hai adottato per assicurarti che i compiti assegnati fossero svolti con successo e in modo efficiente?

La strategia che ho adottato consisteva nel far realizzare a ognuna delle ragazze una pianificazione settimanale di tutte le attività che avrebbero dovuto svolgere giorno per giorno. Poi, la domenica sera, verificavo i programmi di lavoro e, se necessario, aggiungevo o eliminavo elementi. 

Il lunedì mattina, durante la riunione, spiegavo loro le ragioni delle mie eventuali modifiche e mi assicuravo che ognuna avesse compreso chiaramente quali fossero le proprie responsabilità per la settimana e quali gli obiettivi finali delle attività assegnate. 

In più, nei primi mesi di affiancamento, chiedevo che mi fosse inviato un resoconto giornaliero delle attività svolte e di quelle che invece non erano riuscite a terminare.

Cercavo quindi di capire il motivo per cui quella persona non aveva completato determinate attività. Mi chiedevo: non le ha concluse per sua mancanza di tempo o perché non ha del tutto compreso ciò che deve fare? Così la mattina successiva gliele riproponevo, assicurandomi che fossero comprese e svolte. Ho ripetuto questo processo settimana dopo settimana, fino a quando, in un paio di mesi, ho delegato tutte le mie mansioni.

Ci sono stati conflitti o disaccordi all’interno del team? Come li hai gestiti?

Sì, si sono verificati sia tra i membri del team che tra me e alcune di loro.

Nel caso di conflitti tra me e un altro membro del team, ho affrontato la situazione con un approccio aperto e diretto. Ho invitato la persona coinvolta a sedersi e ho avviato una conversazione calma e rispettosa, chiedendole: “Cosa è successo? Qual è il motivo della tua rabbia?” Ho mostrato un sincero interesse nel comprendere il problema e abbiamo lavorato insieme per individuare ogni possibile soluzione. 

Era, ed è tuttora, importante per me imparare dagli errori e migliorare. Quel confronto, infatti, ha avuto un grande valore per me. 

In questi casi è importante far capire all’altra persona che sei lì per offrirle sostegno e aiuto. Se l’altro è disposto ad accettare il tuo supporto, si lavora insieme per superare l’ostacolo. In caso contrario, se non è disponibile ad accettare aiuto, è meglio per entrambi prendere strade diverse. 

Questi momenti di confronto richiedono sempre grande empatia e calma. Quando poi l’altro comprende che tu sei lì solo per aiutarlo, il legame e la collaborazione tra di voi si rafforzano.

Ci sono stati anche disaccordi tra membri del team, cosa che può accadere più facilmente quando si è giovani. In quei momenti, le ragazze coinvolte riportavano a me i loro problemi. Ho deciso di affrontare la questione facendole sedere entrambe e incoraggiandole a parlare fino a trovare insieme una soluzione. Questo mi ha permesso di comprendere i punti di vista di entrambe. A quel punto ho chiesto loro di scrivere su un foglio ciò che le infastidiva reciprocamente. Poi ho fatto leggere queste osservazioni l’una all’altra e ho chiesto: “Ora che conosciamo le vostre difficoltà, come possiamo risolverle insieme?”

Sono rimasta sempre neutrale e ho agito solo da intermediario. Questo approccio ha consentito loro di risolvere i conflitti e di trovare una soluzione.

Quali consigli daresti agli imprenditori o manager che devono delegare mansioni a ragazzi giovani?

È importante essere aperti al cambiamento e accettare che qualcun altro possa offrirci un metodo differente per affrontare una certa situazione, magari anche più rapido ed efficiente del nostro. Alla fine, l’obiettivo della delega non è che la persona replichi esattamente ciò che abbiamo fatto noi, ma che, a modo suo, ottenga risultati simili o addirittura migliori dei nostri. Questo richiede disponibilità sia ad aiutare gli altri sia a ricevere noi stessi aiuto quando necessario.

Un altro aspetto essenziale è la pianificazione che precede la delega. Ciò include definire come delegare, cosa delegare e a chi. Inoltre, prima ancora di iniziare la delega effettiva, vanno preparati i mansionari, ovvero dei manuali dettagliati che contengano tutte le informazioni relative a un ruolo specifico.

Un’altra caratteristica fondamentale da considerare, soprattutto quando si delega a giovani, è il valore del riconoscimento. È importante elogiare costantemente i ragazzi perché spesso tendono a sottovalutarsi e a sminuirsi. I riconoscimenti sono essenziali per i giovani perché contribuiscono a mantenere alta la loro motivazione e l’autostima. Un ragazzo potrebbe dubitare seriamente delle proprie capacità se non riceve l’incoraggiamento da parte di chi lo guida. Ogni tanto, quindi, è necessario rassicurare i membri del team e dir loro che stanno facendo un ottimo lavoro, incoraggiandoli a continuare ad impegnarsi.

Credo che per delegare con successo sia fondamentale avere una grande dose di pazienza e avere piena fiducia nel potenziale delle proprie persone. È importante creare un ambiente in cui essi si sentano liberi di esprimersi appieno e di fidarsi di te.

Un altro consiglio che darei è quello di evitare di dare per scontato. Questo implica affiancare i tuoi collaboratori in ogni fase del processo, spiegando loro ogni dettaglio come se stessi parlando a un bambino.

Infine, è importante ascoltarli attentamente. Soprattutto i giovani, ti comunicano le loro lacune o necessità riguardo un determinato lavoro e potrebbero anche suggerirti nuove idee per migliorarne l’efficienza. Basta solo ascoltarli! 

Ho notato in altre aziende clienti che il titolare, nel momento della delega, pretendeva che le cose fossero fatte esattamente come lui voleva, senza ascoltare però le proposte dei giovani. Questo è un grave errore, perché si rischia di perdere nuovi approcci, magari anche più efficienti. 

Serve quindi tanto ascolto, grande empatia e comunicare sempre apertamente.

Delegare può sembrare un processo contorto e complicato e, lo ammetto, spesso è dura riuscire a farlo nel modo giusto! Ci sono momenti in cui la pazienza vacilla e altri in cui ti chiedi: “Ma perché ho deciso di delegare? Torno a fare tutto da solo!”

Queste reazioni sono del tutto normali! Posso assicurarti, però, che la delega è un viaggio davvero gratificante. Quando vedrai i membri del tuo team muoversi autonomamente e vincere nel proprio ruolo, credimi, ti si riempirà il cuore di emozione.
Auguro a tutti di provare questa bellissima esperienza!

Alice bighetti
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