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Regolare un’organizzazione: STATUTO, PATTI PARASOCIALI E POLICY.

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Intervista a Barbara Cattani, CEO di Open Source Management.

In tema di Strumenti e strategie per massimizzare il successo imprenditoriale non possiamo non parlare dell’importanza dei regolamenti aziendali.
I regolamenti aziendali sono uno strumento fondamentale per la gestione efficace dell’azienda. Un ambiente di lavoro ben regolamentato, a partire dalle persone coinvolte al vertice fino ad ognuna delle persone coinvolte nell’organizzazione, favorisce la collaborazione, la produttività e il successo a lungo termine dell’azienda. I regolamenti aziendali sono quindi essenziali per stabilire norme e procedure che guidano il comportamento di tutti i membri e promuovono un ambiente di lavoro sano e produttivo.

Per gestire al meglio un’organizzazione, è necessario che i regolamenti siano scritti, chiari, condivisi tra i soci e comunicati in modo efficace a tutte le persone coinvolte.
Oltre a stabilire le aspettative di comportamento, i regolamenti aziendali sono anche importanti per la tutela dei soci, dei collaboratori e dell’azienda stessa.

La regolamentazione di un’organizzazione si attua principalmente quattro diversi strumenti: lo Statuto sociale e i Patti parasociali, che regolano il comportamento tra soci e le Policy e i regolamenti aziendali che regolano la vita in azienda coinvolgendo tutte le parti, ovvero i collaboratori. Questi strumenti forniscono una base solida per la gestione e la governance dell’organizzazione, stabilendo le regole, i diritti e le responsabilità di tutti i soggetti coinvolti.

Dirigere un’azienda, significa prendere decisioni continue e per essere efficaci occorre passare rapidamente all’azione. I regolamenti rappresentano quindi le linee guida per decidere in nome del bene dell’azienda e di tutte le persone coinvolte.

Andiamo a conoscere meglio questi strumenti e capire l’importanza di ognuno con Barbara Cattani, CEO della società Open Source Management.

Lo Statuto societario


Lo Statuto societario è il documento contenente tutte le regole di un’azienda e le norme che regolano i rapporti tra i soci e l’associazione stessa. Sono proprio questi ultimi a deliberare il suo contenuto, redatto insieme all’atto costitutivo della società. In caso di discrepanze tra questi due documenti, lo Statuto societario prevale sull’Atto costitutivo.
Mentre l’Atto costitutivo si rifà alle leggi del Codice civile, lo Statuto societario (suddiviso in articoli) esplicita tutte le fattispecie da regolamentare, in modo da evitare sorprese sia in termini di contestazioni dall’esterno sia in termini di inadeguato comportamento dei soci, fissando anche i limiti di operatività.

È importante definire ogni dettaglio dello statuto in maniera preventiva e nel miglior stato emotivo dei soci interessati (ad esempio all’atto costitutivo dell’azienda o nel caso di passaggio generazionale, all’inizio di questa fase) e non nel momento in cui iniziano a manifestarsi le prime incomprensioni o interessi personali perché il risultato sarebbe quello di perdere l’obiettività del bene comune.
Solo così all’interno della società nessun membro può prendere decisioni autonomamente.

Quali sono gli aspetti più importanti dello Statuto societario e perché è importante avere uno statuto societario che regoli quante più e possibili ipotesi che possono verificarsi?

Barbara: Lo Statuto è un atto importante e utilissimo che, se ben predisposto, previene le situazioni di crisi e di disaccordo indicando la strada da perseguire. Per questo va redatto con cura e affidandosi a professionisti preparati che sappiano, in caso, guidare i soci nella redazione dello Statuto più adeguato alle loro specifiche esigenze e capace di garantirli nella gestione operativa delle situazioni straordinarie. Tutto è importante e non vanno trascurate le clausole sul divieto di concorrenza fra soci e sull’eventuale recesso o esclusione di un socio.

Patti parasociali

I Patti parasociali sono accordi contrattuali tra i soci di un’organizzazione per una migliore e più stabile gestione della società. Possono regolare tanto i rapporti tra i soci che con gli amministratori o i terzi.  
A differenza delle disposizioni dello Statuto che sono vincolanti per tutti i soci presenti e futuri, i Patti parasociali vincolano solo chi li sottoscrive e possono essere sottoscritti anche solo da una parte dei soci. 
Questi accordi sono strumenti importanti per stabilire le regole e le relazioni tra i soci, i quali possono utilizzare i patti parasociali per accordarsi anche su questioni che devono rimanere riservate e che, in genere, non compaiono negli statuti.

Esistono varie tipologie di patti, per conseguire diverse finalità, vi elenco qui le tipologie:

  • Sindacato di blocco (limita il trasferimento di azioni o quote all’interno della stessa compagine societaria, impedendo ai soci di uscire dalla società)
  • Patto relativo al finanziamento della società (in senso ampio)§
  • Patto di garanzia degli utili. 
  • Patti per indirizzare la gestione. 
  • Patti sul trasferimento di quote

Se volete sapere di più su ognuna delle tipologie, potete leggere questo articolo.


I Patti parasociali sono concepiti per garantire la stabilità e la coesione all’interno dell’organizzazione.

Foto di Barbara con alcuni soci nazionali del gruppo

Quali sono le ragioni che rendono utili o necessari i patti parasociali?

Barbara: I patti para sociali sono utili e consigliati quando si desidera normare il comportamento futuro fra soci e fra questi e la società stessa. Man mano che l’azienda cresce può diventare, ad esempio, necessario prevedere la gestione di nuovi scenari che si creano e che richiedono nuove regole di comportamento fino a quel momento non necessarie.
I patti para sociali possono risultare determinanti nel favorire e promuovere l’armonia e la coesione al vertice dell’azienda, quindi influiscono direttamente sul successo della stessa.

Lo Statuto Societario e i Patti parasociali sono quindi regolamenti che definiscono le norme di comportamento, i diritti e le responsabilità dei soci all’interno dell’azienda. Rendono loro la vita più “semplice” in quanto permettono di regolare:

  • le decisioni strategiche
  • la gestione operativa
  • la partecipazione al capitale sociale
  • la distribuzione degli utili e delle perdite
  • la risoluzione delle controversie

Policy

Le Policy è un insieme di norme e regolamenti imposte all’interno dell’azienda per disciplinare la condotta dei propri membri circa tematiche specifiche di vario genere. Forniscono un quadro etico e comportamentale che aiuta a creare un ambiente di lavoro rispettoso e professionale e a garantire che l’organizzazione operi in modo responsabile e in conformità con i valori fondanti dell’azienda. All’interno di ogni azienda è buona norma definire delle policy aziendali che prevedano tutte le casistiche nelle quali un collaboratore può trovarsi, al fine di evitare errori ed essere coscienti di quanto sta facendo. Tutti i collaboratori devono essere informati in merito a questo importante documento, che dovrà essere letto, accettato e sottoscritto.

Quali sono i suggerimenti per stilare delle Policy efficaci e farle apprendere bene a tutta l’organizzazione?

Barbara: Le Policy sono la diretta derivazione dei Valori che sposa l’azienda e servono per indicare ai componenti del gruppo ciò che è tollerato e ciò che non è accettato, i comportamenti di valore che l’azienda approva e quelli che, invece, disapprova, prevedendone magari la sanzione disciplinare conseguente. In altri termini, la Policy sono l’espressione più elevata del livello di eticità che regola i comportamenti all’interno dell’organizzazione e nascono dall’osservazione diretta di ciò che, in passato, ha portato al successo e, viceversa, di quei comportamenti o quelle scelte sbagliate che hanno portato casini e rogne da gestire. Suggerisco si soci di prendersi un “tempo dedicato” alla revisione e all’eventuale aggiornamento delle Policy del gruppo ogni tre-quattro anni al massimo, sempre che non intervenga qualche evento molto significativo che merita l’aggiornamento immediato.

Come scrivere Policy in sei step? Leggi questo articolo di approfondimento.

Scopri i valori di Osm


Questi strumenti legali e contrattuali disciplinano il funzionamento dell’organizzazione, definendo i suoi scopi, la sua struttura organizzativa, le procedure decisionali e le relazioni tra i soci. La corretta regolamentazione contribuisce a garantire un ambiente di lavoro professionale, etico e responsabile, promuovendo la stabilità e il successo dell’organizzazione nel lungo termine.

Solo attraverso regole e procedure è possibile organizzare l’azienda in modo trasparente e imparziale.

Al di là degli strumenti tecnici e legali utili a scongiurare comportamenti fuori etica e lontani dai valori aziendali, è fondamentale innanzitutto il clima che si respira in azienda.

Leggi i precedenti articoli della serie di questo mese.
Strumenti e strategie per massimizzare il successo imprenditoriale.
Ecco qui i link:
Massimizzare il successo imprenditoriale: l’importanza del Time Management e dell’Organizzazione
Le analisi del sangue per un’impresa: il controllo di gestione

a cura di Aline Improta

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Aline Improta

La scrittura è fin da piccola il mio grande amore. Giornalista pubblicista dal 2010, negli ultimi dieci anni, ho riversato la mia passione in un altro settore: il marketing. Dopo anni a scrivere per le aziende, ritorno all'anima che c'è dietro ognuna di loro: gli imprenditori e tutte le persone che vivono in quell'ecosistema. Vi starete chiedendo come... Sono Editor e Ghostwriter per Engage Editore. la prima casa editrice italiana che pubblica libri dedicati agli imprenditori scritti da imprenditori. Amo le persone e credo che in ognuna di esse ci sia una luce da tirare fuori e una bellissima storia da raccontare.

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