Le start-up si caratterizzano per ritmi frenetici, cambiamenti improvvisi e la necessità di adattarsi rapidamente al mercato. Per questo, la figura del Project Manager è fondamentale nel garantire che tutto proceda con ordine e strategia, evitando che l’energia creativa si disperda.
Ne parlo con Chiara Barbieri, che è una specialista nell’aiutare start-up e aziende a migliorare la loro organizzazione. Ha lavorato a stretto contatto con team, imprenditori e manager, affrontando sfide complesse in vari settori, sia su progetti digitali che su prodotti e servizi.
In questa intervista, Chiara condividerà consigli pratici e strategie per migliorare il flusso di lavoro all’interno delle start-up, fornendo strumenti concreti per gestire priorità e risorse e allineare il team agli obiettivi strategici. Se sei un imprenditore o un manager che vuole ottimizzare il modo in cui la tua azienda gestisce i progetti, mantenendo sempre un occhio sugli obiettivi a lungo termine, questa intervista è una lettura imperdibile.
Chiara, raccontaci un po’ del tuo percorso professionale e delle esperienze che ti hanno portata a diventare la professionista che sei oggi. Come si è evoluto il tuo lavoro negli anni e quali sono stati i momenti chiave del tuo percorso?
Fin da piccola, sono sempre stata immersa in contesti professionali come studi di commercialisti, banche, notai e aziende. Questo ambiente mi ha portata a sviluppare fin da subito una grande familiarità e passione per il mondo del business, spingendomi a contribuire prima nelle imprese di famiglia e poi ad intraprendere la strada della libera professione, sviluppando una vasta esperienza in ambiti diversificati che spaziano dalla gestione di progetti alla consulenza strategica aziendale.
In qualità di project manager e PMO, ho avuto l’opportunità di guidare la crescita di piccole e grandi realtà e di coordinare team in contesti complessi, acquisendo una visione completa su come strutturare e far evolvere un business.
Nel corso della mia carriera, ho ricoperto ruoli di responsabilità anche nella gestione delle persone, dalla ricerca e selezione di personale alla formazione e affiancamento di figure chiave nei progetti. Parallelamente, mi sono dedicata al supporto diretto degli imprenditori, contribuendo a definire strategie aziendali, sviluppare Business Unit e implementare piani di crescita sostenibili.
Oggi, mi occupo di affiancare le direzioni aziendali nella pianificazione strategica, implementando nuovi processi operativi e assicurando che l’organizzazione possa prosperare anche in contesti mutevoli e dinamici.
Quali sono le principali sfide che un project manager affronta nel gestire il tempo all’interno di una start-up, dove le risorse e i processi possono essere meno strutturati rispetto alle aziende più grandi?
La prima sfida è la gestione delle priorità. In una start-up, spesso ci sono molte attività da svolgere contemporaneamente, e non sempre c’è una chiara distinzione tra ciò che è urgente e ciò che è strategico. È fondamentale saper stabilire quali task devono essere affrontate subito e quali possono essere rimandati, bilanciando obiettivi a breve termine con quelli a lungo termine.
Un’altra sfida è l’adattamento rapido ai cambiamenti. In una start-up, i piani possono cambiare velocemente a causa di nuove opportunità o imprevisti. Un project manager deve essere pronto a rivedere le tempistiche e le priorità costantemente, mantenendo sempre un approccio flessibile.
Inoltre, i ruoli e le responsabilità spesso non sono ben definiti. In una fase iniziale, molti membri del team ricoprono più ruoli o non hanno ancora una chiara definizione delle proprie responsabilità. Questo può portare a confusione su chi deve fare cosa. Un project manager deve lavorare per chiarire queste dinamiche durante la gestione del suo progetto, aiutando a strutturare meglio i compiti e i processi, in modo che ci sia coerenza e che ogni membro del team sia allineato con gli obiettivi aziendali.
Infine, l’allineamento del team è una tematica davvero importante. Fin dal primo momento, è essenziale lavorare per creare coesione e assicurarsi che tutti i membri del team siano allineati sulla visione aziendale, sui ruoli e sulle responsabilità, per evitare duplicazioni di lavoro o incomprensioni.
Come collabori con la direzione per organizzare le attività e stabilire le strategie di sviluppo?
Prima di tutto, mantenere una comunicazione trasparente e continua con la direzione è fondamentale. Questo significa condividere apertamente non solo i successi, ma anche ciò che può essere migliorato o richiede aggiustamenti. In una start-up, il cambiamento è inevitabile, e la rapidità nel riconoscere e correggere ciò che non va permette di mantenere un flusso di lavoro efficiente. Essere chiari sulle criticità aiuta l’intera organizzazione a migliorare e a crescere.
È utile raccogliere report sintetici e regolari sui progressi raggiunti e sugli ostacoli incontrati. Questi report forniscono una visione chiara e immediata dello stato dei progetti e permettono di affrontare rapidamente eventuali problemi. Inoltre, è altrettanto importante educare ogni membro del team a produrre report di auto-analisi. Questo li rende consapevoli delle proprie performance e facilita il confronto e la collaborazione all’interno del team.
Parte del mio ruolo nel collaborare con la direzione consiste anche nel porre le giuste domande per mantenere l’allineamento rispetto agli obiettivi di medio-lungo termine. Spesso l’imprenditore condivide con me una visione globale del futuro dell’azienda, e il mio compito è assicurarmi che ogni attività, ogni decisione e ogni processo operativo siano coerenti con questa visione. Anche quando ci sono differenze di priorità tra il breve e il lungo termine, lavoriamo insieme per bilanciare le esigenze immediate con la strategia complessiva
Come gestisci il flusso di lavoro in un ambiente dinamico come quello di una start-up, dove i cambiamenti improvvisi sono frequenti e possono richiedere modifiche rapide nei piani?
In un ambiente dinamico come quello di una start-up, dove i cambiamenti improvvisi sono all’ordine del giorno, è essenziale gestire il flusso di lavoro con flessibilità e capacità di adattamento. Queste sono le due caratteristiche chiave, sia per me che per il team, per riuscire a navigare la velocità con cui evolve l’azienda.
Operativamente, consiglio di lavorare con sprint brevi. In pratica, si tratta di pianificare i cicli di lavoro, generalmente di due settimane, per mantenere il team concentrato su obiettivi a breve termine. Lavorando con sprint brevi, possiamo fare controlli regolari per rivedere le priorità e, se necessario, riallineare rapidamente il team con i cambiamenti che possono emergere. Questo approccio garantisce una maggiore reattività e ci aiuta a stare al passo con il ritmo rapido della start-up.
Inoltre, per ottimizzare il flusso di lavoro, consiglio l’utilizzo di strumenti di project management. Questi strumenti aiutano ad avere una visione più chiara e strutturata delle attività da svolgere, tracciando sia i progressi che gli impatti sui tempi e sugli obiettivi. Per esempio, l’uso di strumenti semplici e utili come Trello, consente di tenere traccia delle attività in corso, assegnare compiti e monitorare scadenze. Questi strumenti ci permettono di valutare l’impatto delle modifiche sui tempi e sulla produttività, aiutandoci a prendere decisioni più informate e veloci.
È fondamentale anche gestire bene la produttività in un ambiente in cui tante idee diverse possono sovraccaricare il team. La chiave è evitare che il lavoro si disperda tra troppe iniziative, mantenendo invece il focus sulle attività che portano il massimo valore.
Per chi preferisce strumenti più semplici o familiari, si può iniziare con il classico diagramma di Gantt, che offre una panoramica delle attività, scadenze e assegnazioni di compiti. Anche se non è il mio preferito, riconosco che può essere un riferimento chiaro per team abituati a metodi più tradizionali. D’obbligo è l’utilizzo di Google Drive e della sua suite per la condivisione di documenti sempre aggiornati, che facilita la collaborazione e la gestione centralizzata delle informazioni.
Che consigli daresti ai project manager che lavorano in start-up per migliorare la loro capacità di pianificare e monitorare i progressi senza perdere di vista gli obiettivi strategici a lungo termine?
Prima di tutto, consiglio di definire micro obiettivi settimanali o bisettimanali. In un ambiente rapido come quello delle start-up, pianificare a lungo termine può sembrare irrealistico all’inizio, quindi è meglio concentrarsi su piccoli traguardi a breve termine. Questi micro obiettivi devono essere strettamente collegati agli obiettivi strategici più grandi che l’imprenditore ha definito. Questo permette di mantenere il focus operativo senza perdere di vista la visione globale.
Un altro suggerimento è quello di mantenere un equilibrio tra operatività e visione strategica. Capita spesso che il focus operativo cambi rapidamente per adattarsi alla velocità della start-up, ed è essenziale che il project manager mantenga sempre una visione d’insieme. Questo aiuta a evitare di essere travolti dalle attività quotidiane senza considerare il lungo termine. Una buona pratica in tal senso è utilizzare indicatori di performance chiave (KPI). Questi indicatori misurano costantemente i progressi verso gli obiettivi strategici e fungono da guida per capire se ci si sta muovendo nella direzione giusta. Monitorarli regolarmente e fare delle riflessioni su di essi aiuta a evitare di perdere la rotta.
Un altro strumento utile è la roadmap strategica, che funziona come una guida per collegare attività operative e strategia a lungo termine. La roadmap non deve essere rigida, ma flessibile e adattabile ai cambiamenti che inevitabilmente si presenteranno. Tenere presente questa roadmap consente di evitare di cadere troppo nell’operatività quotidiana o di essere assorbiti solo da visioni future irraggiungibili.
I momenti di revisione regolare sono altrettanto fondamentali. Ogni settimana o due, fermarsi e fare il punto della situazione aiuta a vedere se i micro obiettivi sono stati raggiunti e se è necessario apportare modifiche al piano. Questa revisione permette di valutare se si è sulla strada giusta o se è necessario rivedere le priorità o le strategie.
Infine, consiglio di praticare la retrospettiva. Dopo ogni fase importante del lavoro, fermarsi con il team per riflettere su cosa ha funzionato e cosa no. La retrospettiva permette di adattare le future attività e migliora continuamente il processo lavorativo, favorendo un approccio agile e iterativo.
