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Massimizzare il successo imprenditoriale: l’importanza del Time Management e dell’Organizzazione

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Questo mese, nella rubrica GESTIONE D’AZIENDA, ci occuperemo di tutte quelle azioni, strumenti e strategie che se messe in campo permettono di massimizzare il successo imprenditoriale.

La domanda delle domande che accompagnerà il mese di dicembre sarà quindi: quali sono quelle attività e strategie che, se fatte, faranno un enorme differenza per il successo della tua azienda?

Prima di qualsiasi altri attività, c’è l’attività madre: IMPARARE A GESTIRE IL TUO TEMPO PER FARE TUTTE LE ATTIVITÀ CHE CI SONO DA FARE!

Nel mondo frenetico degli affari, dove le sfide e le opportunità si presentano in modo repentino, l’efficacia di un imprenditore dipende spesso dalla sua abilità nel gestire il tempo e nell’organizzare le attività. Il time management e l’organizzazione sono pilastri fondamentali per il successo imprenditoriale, consentendo di ottimizzare le risorse e di affrontare le sfide quotidiane con determinazione e chiarezza.

Gestire il proprio tempo è una necessità che impone scelte precise. La gestione del tempo è soprattutto una questione di priorità e i criteri con cui definire tali priorità costituiscono un’area di apprendimento importante.

Dal corso “TIME MANAGENT” di Paolo Ruggeri

Se gestisci un’impresa grande e in crescita, è più che probabile che tu sia sovraccarico. Un imprenditore di successo è consapevole della natura limitata delle risorse, in particolare del tempo. Il tempo è un bene prezioso che non può essere recuperato una volta perso, pertanto, imparare a gestirlo con saggezza diventa cruciale. Un efficace time management consente di concentrarsi sulle attività che portano davvero il massimo valore per la tua azienda e di evitare distrazioni superflue.

Se sei l’imprenditore di una grande azienda, devi imparare ad essere un asso nella gestione del tempo, altrimenti ti ritrovi a svolgere centinaia funzioni, con mille cose da fare e in perenne ritardo su tutto.

Quando hai tanti cicli di azione incompleti la tua efficienza, concentrazione e soprattutto la tua
creatività diminuiscono. Questo è dovuto al fatto che una gran parte della tua memoria è concentrata
sul tenere a mente tutte le cose che devi fare. Nel momento in cui tu ti fermassi e le scrivessi, già
sentiresti molta più serenità: hai liberato delle parti importanti della tua energia mentale.

Un carico di lavoro disorganizzato e una gestione del tempo inefficace possono portare a livelli di stress insostenibili. L’organizzazione e il time management competenti consentono di evitare situazioni di emergenza, riducendo lo stress e contribuendo al benessere generale.

IL TEMPO CHE SENTI DI AVERE A DISPOSIZIONE SI ESPANDE O SI CONTRAE IN BASE AL TUO STATO D’ANIMO!

Un imprenditore in equilibrio è più propenso a prendere decisioni ponderate e a mantenere un approccio positivo alle sfide imprenditoriali.

Quante volte ti ritrovi pensare tutte le cose che devi fare? Quante volte non sai più dare una priorità perché ti sembrano tutte importanti? O ti capita di ritrovarti a fine giornata con l’impressione di aver fatto tanto ma alla fine comprendi che non hai fatto nulla di valore?

Pensa a quali sono le attività che se fatte regolarmente per i prossimi mesi o anni faranno un enorme differenza per il successo della tua azienda. Non è la MIGLIORE GESTIONE DEL TEMPO una fra queste?
Per poter scegliere come gestire le attività bisogna ragionare su due dimensioni: urgenza e importanza.

CONOSCI LA DIFFERENZA FRA URGENZA E IMPORTANZA?

L’urgenza si riferisce al tempo disponibile per completare un’attività, mentre l’importanza indica il valore o l’impatto che un’attività ha sugli obiettivi personali o professionali, quindi:

  • le attività urgenti sono quelle che richiedono attenzione o azione immediata.
  • le attività importanti sono invece quelle in grado di dare i veri risultati e fare la differenza per la tua azienda.

Una delle sfide del time management è quella di pianificare e gestire le attività in modo da limitare le attività urgenti e incrementare il tempo investito nelle attività importanti.

La Matrice di Eisenhower è uno strumento di gestione del tempo e delle priorità sviluppato dal generale statunitense e successivamente presidente degli Stati Uniti, Dwight D. Eisenhower che permette di comprendere e gestire meglio il nostro tempo. Si tratta di una griglia con 4 quadranti che descrivono le varie possibilità di classificare le attività in base a urgenza e priorità e forniscono anche delle indicazioni su cosa fare in base al tipo di compito.

Dal Corso “I SEGRETI DEL TIME MANAGEMENT”

I QUADRANTE
È il quadrante delle attività importanti e urgenti, che vanno svolte per prime.

II QUADRANTE
È il quadrante è delle attività importanti ma non urgenti. Queste sono le attività che permettono di raggiungere i propri obiettivi: pianificare e gestire progetti, fare formazione e coltivare relazioni di lavoro.

III QUADRANTE
È il “quadrante dell’inganno”. Qui troviamo tutte le attività non importanti ma urgenti. Contiene le attività che non servono per il tuo lavoro ma ti danno la percezione di essere produttivo.

IV QUADRANTE
È il quadrante è delle attività non importanti e non urgenti. Il tempo dedicato per attività di questo quadrante è semplicemente tempo sprecato.
Le persone che vivono nel III e IV quadrante sono estremamente inefficaci sul lavoro.

Il metodo alla base della matrice di Eisenhower permette la gestione delle priorità attraverso la valutazione delle attività secondo questi quattro criteri per massimizzare la produttività aziendale e personale. QUINDI:

Prova ad esercitarti, prendi carta e penna e identifica le tue attività nella matrice!

Conoscere l’importanza delle attività del QUADRANTE II.

Lista attività Q2:

  • Famiglia (vacanze, attività con i figli, momenti con il partner);
  • Salute (meditazione, alimentazione, allenamento);
  • Pianificazione sviluppo azienda;
  • Formazione personale;
  • Organizzazione settimana (giorno fisso)
  • Scrittura mansionari e procedure interne;
  • Formazione collaboratori;
  • Affiancamento collaboratori;
  • Appuntamenti delega al vertice;
  • Controllo piano finanziario;
  • Eventi di settore;
  • Momenti con i collaboratori fuori dal lavoro;
  • Investimenti personali;
  • Studio riduzione carico fiscale azienda;
  • Nuove alleanze (network = Net worth);
  • Studio nuovi prodotti e tecnologie da inserire nel business;
  • Riunioni con i collaboratori;
  • Obiettivi annuali;
  • Appuntamento conferenze di settore;
  • Coaching personali;
  • Analisi numeri e andamento azienda;
  • Pianificazione espansione azienda;
  • Ricerca Big Deal;
  • Beneficenza;
  • Attività di sviluppo sociale (dare valore e trasmettere conoscenze);
  • Recruiting persona vincente;
  • Studio piano incentivi per collaboratori;
  • Creare piano di carriera collaboratori;
  • Partnership e collaborazioni vincenti;

Se non dedichi tempo al Q2 farai solo le cose importanti per gli altri. Se non riservi in agenda del tempo dedicato alla formazione, alla ricerca e sviluppo, al marketing e a tutte queste attività che renderanno la tua azienda o attività più forte, il lavoro operativo che hai si espanderà e consumerà tutto il tempo che hai a disposizione e, in più non avrai lavorato sulle attività che renderanno la tua azienda più forte.

Come avere più tempo…

Quest’anno, Paolo Ruggeri, fondatore della società di consulenza e formazione aziendale Open Source Management, ha dato vita ad un corso intensivo della durata di due giornate per aiutare tutti gli imprenditori che vogliono migliorare la gestione del loro tempo: I SEGRETI DEL TIME MANAGENT. Il corso, ha lo scopo pratico di trasferire ai partecipanti una metodologia per definire le proprie priorità e migliorare le capacità di auto-organizzazione.

Il corso sta riscuotendo molto interesse e partecipazione da parte di imprenditori provenienti di tutta Italia. Un chiaro segnale che l’importanza del time management e dell’organizzazione per un imprenditore non può essere sottovalutata: sono competenze fondamentali che consentono di massimizzare l’efficienza, ridurre lo stress e capitalizzare sulle opportunità.
Investire tempo ed energie nello sviluppo di queste abilità produce un valore inestimabile nel perseguire il successo imprenditoriale a lungo termine.
Per darvi maggiori informazioni, m sono fermata a fare qualche domanda a Emanuel Cukaj, project manager e tutor del corso.

Emanuel com’è la situazione attuale nelle aziende, anche se fanno in utili e sono in crescita?

Quest’anno abbiamo analizzato un campione di 400 aziende e abbiamo scoperto che la maggior parte degli imprenditori:

  • NON SONO FOCALIZZATI
  • FANNO TANTE ATTIVITÀ
  • NON SANNO INDIVIDUARE PIU’ LE PRIORITÀ
  • HANNO UN LIVELLO DI STRESS MOLTO ELEVATO
  • GESTISCONO TANTE COSE E NON SANNO DOVE PARTIRE

In pochissimi casi, addirittura, non hanno ancora un organigramma chiaro. In pratica la situazione è la seguente:

l’imprenditore va in azienda la mattina presto, non sa cosa fare da dove iniziare, fa cose a caso: legge e-mail, fa telefonate e gestisce continuamente “emergenze”. Non fa riunioni con i collaboratori per delineare la settimana, si trova a gestire le cose da fare mano mano. Risponde ai clienti, alla produzione ed è il terminale di tante comunicazioni. A fine giornata arriva stanco e stressato con la sensazione di aver fatto tanto ma con la consapevolezza di non aver fatto nulla di valore. 

Quello che accade è la conseguenza della presenza di una o più di questi meccanismi:

  • Imprenditore tuttofare
  • Imprenditore che fa le attività degli altri
  • Imprenditore che fa attività di poco valore (Quadrante 4)
  • Imprenditore incatenato all’azienda (se non c’è lui non va avanti)

Quello che Emanuel ci racconta senti che coinvolge un po’ anche te? Se è così, sappi che il Time management è una delle regole auree per far eccellere la tua azienda. Una buona gestione aziendale richiede un approccio equilibrato, una visione chiara e l’adozione di regole auree che guidino le azioni quotidiane e il futuro, gestire bene il tuo tempo è la base di partenza!

Quali sono le attività che se fatte già a partire da domani faranno la differenza per la vita dell’imprenditore e il successo dell’azienda?

  • AVERE UN’AGENDA (CON VISTA SETTIMANALE)
  • AVERE UNA LISTA SCRITTA CON TUTTI I CICLI APERTI
  • FARE UN PIANO DI LAVORO SETTIMANALE
  • SEGNARE TUTTE LE ATTIVITÀ DEL QUADRANTE 2
  • IL LUNEDÌ MATTINA ORGANIZZARE UNA RIUNIONE E METTERE A LAVORARE LE PERSONE

Qual è il valore unico del corso?

Avere degli strumenti per migliorare la propria efficienza personale, avere tre mesi in più alla fine dell’anno.

Durante il corso, ognuno dei partecipanti crea un programma di gestione del tempo su misura delle proprie esigenze aziendali e personali. Al termine delle due giornate, un tutor segue i gli imprenditori per tre mesi per aiutarli ad applicare tutti i dati che appresi durante le due giornate.

E poi tornare sicuramente a casa con più tempo! Più tempo per te, per i tuoi sogni, per la tua famiglia e per il tuo svago e tempo libero. E siccome il tempo oggi vale soldi, anche con molto più denaro!

Come dice Paolo:

Il tuo calendario passerà da 12 a 15 mesi!

Paolo Ruggeri
Emanuel con i Diplomati del corso Time Management di novembre 2023

Gli STEP per migliorare la propria efficienza personale e imprenditoriale:

  • Organizzazione personale e piani di lavoro
  • Migliorare l’efficienza dell’imprenditore (fare più cose in meno tempo)
  • Delega al vertice e liberarsi dall’azienda

Argomenti del corso:

A) Mettere le Cose Importanti al primo posto
B) Programmazione Settimanale
C) Delegare
D) Ladri di Tempo
E) Capire dove stai andando
F) Costruire un Management (incentivi e stock options)
G) Delegare Aziende
H) Spiritual Time Management

Per maggiori info sul corso clicca qui
o puoi contattare direttamente il referente del corso Emanuel Cukaj al +39 346 731 0008.

a cura di Aline Improta

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Aline Improta

La scrittura è fin da piccola il mio grande amore. Giornalista pubblicista dal 2010, negli ultimi dieci anni, ho riversato la mia passione in un altro settore: il marketing. Dopo anni a scrivere per le aziende, ritorno all'anima che c'è dietro ognuna di loro: gli imprenditori e tutte le persone che vivono in quell'ecosistema. Vi starete chiedendo come... Sono Editor e Ghostwriter per Engage Editore. la prima casa editrice italiana che pubblica libri dedicati agli imprenditori scritti da imprenditori. Amo le persone e credo che in ognuna di esse ci sia una luce da tirare fuori e una bellissima storia da raccontare.

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