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Dieci consigli per gestire efficacemente il tempo in un’azienda artigiana

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Gestisci al meglio il tuo tempo e quello della tua azienda, Francesco Sepiello in questa intervista, condivide con noi alcuni consigli d’oro per far crescere la tua impresa artigiana

La gestione efficace del tempo è un aspetto cruciale per il successo di qualsiasi azienda, e ciò è particolarmente vero per le aziende che si occupano di produzione come quelle artigiane.

La gestione efficace del tempo è essenziale per il successo delle aziende artigiane.
Francesco Sepiello, imprenditore artigiano fondatore di OSM Artigiani, ha condiviso con noi una lista di alcuni consigli semplici e molto pratici per gestire efficacemente il tempo in un’azienda artigiana, migliorando la capacità di pianificazione, organizzazione e gestione delle risorse a partire già da domani. Una migliore gestione del tempo non solo aumenterà la produttività complessiva, ma contribuirà anche a ridurre gli sprechi, a migliorare la qualità e a mantenere un vantaggio competitivo nel settore.

Prendi carta, penna e la tua agenda, pianifica insieme a noi i passi verso il successo della tua azienda, si inizia sempre dalle piccole cose!

Lo so, molti di voi non hanno l’agenda cartacea e si nascondono dicendo: “uso quella del telefono. Non va bene! È come fare la matriciana con la pancetta al posto del guanciale!”

FRANCESCO SEPIELLO

Francesco, quali sono le problematiche nella gestione del tempo nelle aziende artigiane? Cosa accade nella quotidianità?

Il primo ostacolo, il primo muro, che gli Artigiani – e non solo – si costruiscono… (si, avete capito bene “se lo costruiscono!”) è l’idea limitante che senza di loro non si può fare di più o addirittura meglio e che gli altri sono impreparati, che come fanno loro, nessuno fa, che senza di loro l’azienda non si va avanti.

Questa “cecità” nel non guardare il mondo da un’altra prospettiva, questo non volersi fermare a ragionare sul fatto che se che se hai assunto una o più persone, lo hai fatto per produrre di più, questa testardaggine, spesso ha portato al fallimento tantissime attività artigianali fatte da uomini dalle capacità manuali eccelse, da persone che avevano “il mestiere” tra le mani, ma “uccisi” dal fatto di non avere una vision, per dirla in termini più elementari, “non erano lungimiranti!”

Cosa c’entra questa disamina con la gestione del tempo?
Il fatto di accentrare tutto su te stesso, vuol dire che nelle ore in cui stai svolgendo l’attività, se non deleghi, non potrai “diluire” il tuo carico di lavoro grazie alla presenza di altre persone e quindi ti troverai sovraccarico di incombenze. Inoltre, l’artigiano è – tendenzialmente – l’uomo del fare, quello che “fa andare” le mani. Fermarlo per farlo riflettere è difficile e per alcuni di loro, studiare, è tempo perso, e sapete la cosa più drammatica qual è? Che quando lavoravi da solo pensavi di assumere gente che ti aiutasse, ma “lo pensavi” (quindi avevi solo un carico di pensieri maggiore), e invece, adesso che hai una o più risorse e che hai preso più lavoro, continui a fare tu quello che dovresti delegare, ed inoltre ti arrovelli il cervello pensando (stupidamente) che questa gente non serve a nulla, ti stai massacrando, fermati e parliamone.

Vi riporto una mia esperienza personale. Quando ancora non avevo strutturato l’azienda, ero l’artigiano classico appena descritto. Quando dovevo presentare un preventivo (epoca dei fax), facevo così: arrivavo nel mio ufficetto di notte, di sabato o di domenica (perché durante la settimana ero in giro a lavorare) prendevo il foglio, lo leggevo, mi facevo due conti, aumentavo la somma rispetto del risultato che mi usciva comprendendo il mio margine e, per non sbagliare, aumentavo di un altro 15%, così nel caso mi avessero chiesto uno sconto, potevo giocarmela. Sullo stesso foglio del fax, ci riscrivevo sopra solo questa frase: per questo lavoro la somma da pagare è X + Iva e la rispedivo, fatto!

Poi sono arrivate le e-mail, figata pazzesca, facevo i preventivi mentre guidavo, in autostrada, all’autogrill, rispondevo sempre, per questo lavoro € X + Iva. Per me, all’epoca era un “guadagnare tempo” ahahah!

Per quanto riguarda invece la gestione del personale, anche io ero quello del: “stai fermo che lo verrò a fare io, aspetta che ci penso io!” E alla fine ? Non avevo capito l’arte del saper delegare!

Perché ho condiviso queste esperienze? Perché anche io avevo una ragazza in ufficio che era pagata per fare anche questi lavori, molto meglio di come rispondevo io, ma non ero in grado, o non avevo la capacità/volontà di spiegare come e cosa, avrei voluto come risposta a quelle richieste di preventivo.

Questo per farvi comprendere che l’Artigiano è così e va educato a capire che il tempo, se usato correttamente, è il tuo più grande alleato, come? ORGANIZZANDOSI!

Tutto parte cancellando le idee limitanti che offuscano la mente di chi guida l’azienda, è l’opera omnia
che lui stesso deve regalarsi!

Una lista di dieci consigli:

1. Utilizzare strumenti di gestione del tempo

Vuoi gestire efficacemente il tempo in un’azienda artigiana? Partiamo dalle basi!

Abituarsi ad avere l’agenda e rispettare i tempi, soprattutto non accettare impegni improvvisi e senza programmazione, (l’artigiano davanti ad un ritardo, dice: non potevo dirgli di no!)

Gli appuntamenti vanno programmati e temporizzati, (devo sapere che per questo incontro ho bisogno di max un’ora).

Lista dei cicli aperti. Cosa sono i cicli aperti? Sono l’elenco delle cose che devi fare e che non programmi o rimandi perché sei sovrastato da impegni a volte anche superflui, ma che siccome non hai programmato, dimentichi, ma sono sempre la che ti frullano nella testa.

Sfrutta al massimo gli strumenti di gestione del tempo: calendario, agenda, promemoria, lista dei cicli aperti.

2. Organizzare il lavoro

Essere organizzati, ti toglie tanto di quello stress che ti farà vivere meglio. Fare questo anche per i tuoi collaboratori, li farà sentire in un azienda “tranquilla”. L’imponderabile è sempre dietro l’angolo e se lo sommiamo all’improvvisazione dei programmi, diventa una tragedia per chi dovrebbe organizzare, ma soprattutto per chi dovrà eseguire i programmi!

Anche qui ci viene in soccorso la scrittura, pianificare scrivendo su di un planning i lavori di settimana in settimana, lasciando tempo all’imprevisto, programmando in maniera giusta tutto il da farsi – meglio arrivare prima del previsto dal cliente che in ritardo – fa un gran bell’effetto!

Vedo Artigiani che arrivano sistematicamente in ritardo (non sto generalizzando, sia chiaro) e una volta entrati in cantiere o dal cliente (è un vezzo di diversi elettricisti e idraulici) iniziano a fare la lista dei materiali che servono per eseguire i lavori della giornata. Cosa vuol dire questo? Che non sai organizzare! Questo vuol dire perdere tempo e essere visto dal cliente come poco professionale (ma stiamo parlando della punta dell’iceberg!).

Tutto va pianificato preventivamente, anche i dettagli. Con questo metodo, acquisisci autorevolezza da parte del cliente e ottimizzi i tempi di lavorazione (tradotto=più margine).

3. Fissare obiettivi chiari e comunicarli a tutto il team

Cosa abbiamo promesso al cliente? Mantenere fede alla parola data è importante, il cliente si aspetta un determinato risultato e noi dobbiamo dire ai nostri uomini cosa abbiamo promesso al nostro cliente. Poi, è molto importante essere puntuali, è vizio consolidato di moltissimi artigiani di non essere precisi agli appuntamenti, questo è un grave errore che ci fa perdere credibilità, bisogna essere precisi, anzi, l’Effetto Amazon! Conoscete cos’è?

Se ordinate qualcosa tramite Amazon, la consegna spesso avviene prima di quello che è stata stabilità, sapete perché? Perché in Amazon si prendono 3-4 giorni in più proprio per creare questo effetto sorpresa, questo essere “più veloci” di quello che ti ho promesso, ecco questa è una strategia a costo zero che tu potrai applicare quando un cliente ti fa un ordine, quando un cliente ti commissiona un lavoro, sarà molto apprezzato!

4. Monitorare e valutare le prestazioni

Controllare, essere anche un po’ maniacale, ma sapere che direzione ha preso “la barca”.

Conosci il costo della Non Qualità? È altissimo e rischi di perdere il cliente o di non ricevere refferal!

Controlla i lavori in corso d’opera, e intervieni just in time, nessuno non sbaglia, ma rimediare presto, evita tanti problemi dopo

5. Eliminare distrazioni e interruzioni

Le distrazioni nei processi lavorativi, e non intendo solo quelli espletati in serie, ma anche in sistemi di produzione meno circoscritte ad una fabbrica o un ufficio, devono essere regolamentate da norme che possano evitare distrazioni, o interruzioni che potrebbero inficiare i risultati prefissati.

Un esempio che ho vissuto in prima persona quando ero presente in cantiere e assemblavo impianti di refrigerazione industriale. Durante questo tipo di lavoro dovevo saldare chilometri di tubi di rame e acciaio! Finché ero concentrato ad iniziare e finire una saldatura, poteva capitare molto raramente un errore (non esiste chi non sbaglia) e lo notavo in corso d’opera, appena finita la saldatura.
Quando il mio impegno in azienda è cresciuto con tante telefonate da gestire, avevo il pessimo vizio di lasciare la saldatura e rispondere al telefono! Dopo aver finito la telefonata, avevo dimenticato dove avevo lasciato la saldatura e al momento del collaudo, saltavano fuori tanti problemi che avevano un costo di tempo esagerato! Capii così che dovevo delegare una persona a saldare, è stata dura, ma ce l’ho fatta! Questo è solo uno dei tanti esempi che potrei fare!

Eliminare queste distrazioni, ha un grande impatto nella qualità del prodotto finale!

6. Semplificare e standardizzare

Usa il buon senso, cerca di capire tutto quello che si può semplificate e standardizzare.
Essere macchinosi, polemici, burocrati non ha senso, diventa pragmatico, non piacerai a tutti, ma tu sei un imprenditore devi portare risultati eccezionali a casa avendo un cliente felice che ama spendere i suoi soldi da te.

7. Forma e delega i compiti

Bisogna avere tanta pazienza e qui che l’Artigiano si gioca la partita della sua vita!

Saper delegare è un vero e proprio mestiere, in questo ruolo di formatore devi essere autorevole, non autoritario, devi essere l’esempio, il mito raggiungibile a cui tutti potranno ambire, essere capaci di fare ciò che sai fare tu!


8. Rivedere e adattare ciò che deve essere migliorato

Monitorare gli errori, non per “puntare il dito” ma per capire perché accadono avvenimenti che destabilizzano i processi lavorativi. Partire dagli errori è un grande motivo di crescita, sedersi a tavolino è riflettere su come e perché avvengono certi incidenti di percorso.
Parlane con il tuo personale di fiducia, prova, prova e prova ancora fino a quando non hai raggiunto il risultato che ti sei prefissato.

9. Parti da ciò che è più importante per te

Stabilire le priorità, per me le priorità in azienda è la soddisfazione del cliente, quindi cosa devo fare perché lui sia soddisfatto? Se per te la cosa più importante è un altro argomento, parti da quello e sviluppa un discorso intorno a quel pensiero, crea uno standard di azioni, una procedura!

10. Ogni tanto stacca la spina

Coltiva un passatempo, una passione, per esperienza, ho pagato a caro prezzo il fatto di vivere solo per l’azienda.

“Staccare la spina” è indispensabile, anche i grandi campioni si concedono un riposo, è molto importante perché vuol dire che ripartirai con le “batterie cariche” e inoltre avrai dato l’importanza che merita il resto della tua vita, che non è solo fare Impresa.

Il time management è una competenza fondamentale per avere successo in azienda, è un’abilità che richiede pratica e costanza, ma i benefici che ne derivano sono notevoli sia a livello professionale che personale. Inizia subito!

Leggi tutti gli articoli precedenti della serie
“COME HO AVUTO SUCCESSO NELLA MIA IMPRESA ARTIGIANA”:

Francesco Sepiello
f.sepiello@gmail.com
Founder Osm Artigiani
Founder Arredo Service

Vuoi far crescere la tua impresa artigiana? Vuoi migliorare la gestione del tempo e della tua azienda?

Lascia i tuoi contatti per ottenere una consulenza gratuita direttamente con
Francesco Sepiello di OSM Artigiani
:

a cura di Aline Improta

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Aline Improta

La scrittura è fin da piccola il mio grande amore. Giornalista pubblicista dal 2010, negli ultimi dieci anni, ho riversato la mia passione in un altro settore: il marketing. Dopo anni a scrivere per le aziende, ritorno all'anima che c'è dietro ognuna di loro: gli imprenditori e tutte le persone che vivono in quell'ecosistema. Vi starete chiedendo come... Sono Editor e Ghostwriter per Engage Editore. la prima casa editrice italiana che pubblica libri dedicati agli imprenditori scritti da imprenditori. Amo le persone e credo che in ognuna di esse ci sia una luce da tirare fuori e una bellissima storia da raccontare.

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