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Come gestire persone in Smart Working? Intervista a Federica Barozzini, manager a 25 anni

Smart Working
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Diciamolo, gestire persone in Smart Working è una grande sfida!

Come fai a verificare se stanno svolgendo gli incarichi assegnati? Come puoi creare un team unito e collaborativo quando le persone lavorano da casa? Come fai a essere sicuro che stiano effettivamente lavorando? E come puoi capire se si sentono bene o se stanno valutando di lasciare l’azienda, senza poterle vedere di persona?

Insomma, non è affatto semplice! Tuttavia, guardando anche al di fuori dell’Italia, vediamo che all’estero lo smart working è ampiamente adottato e che praticamente tutte le aziende lo supportano. Questo ci suggerisce che lo smart working rappresenta il futuro del lavoro e che gli imprenditori che non se ne rendono conto troveranno sempre più difficile assumere personale in futuro!

Quindi, se sei ancora indeciso riguardo allo Smart Working, se ti spaventa un po’ (cosa del tutto normale) o se lo stai già implementando ma hai bisogno di consigli, questo articolo è ciò che fa per te! Federica Barozzini, giovane manager di 25 anni che ad oggi gestisce 7 persone, condividerà con noi le strategie vincenti nella gestione di un team a distanza.

Federica puoi raccontarci un po’ della tua storia personale e professionale e di come sei arrivata a ricoprire il ruolo di manager a soli 25 anni?

Nel corso delle mie esperienze ho viaggiato molto. Mi sono diplomata in lingue e, durante il quarto anno di superiori, sono partita per un anno di studio all’estero in Brasile, un’esperienza che ha avuto un grande impatto sulla mia vita. Dopodiché, durante l’università, ho partecipato a un programma Erasmus in Belgio. Purtroppo, durante la mia permanenza lì, è scoppiata la pandemia di Covid, che mi ha costretto a rientrare in Italia e a proseguire l’Erasmus online, seguendo le lezioni da casa.

Mi sono laureata nel 2020, un traguardo raggiunto sempre durante il periodo della pandemia, che però ha segnato per me l’inizio di un momento di grande crisi personale. Ero demoralizzata e avevo perso la motivazione per continuare a studiare.

Ho quindi iniziato a cercare lavoro, ma, essendoci nel 2020 il blocco delle assunzioni nelle aziende, nessuno mi assumeva. Mi ci sono voluti più di sei mesi per trovare un lavoro nonostante mi fossi candidata per qualsiasi posizione disponibile. Quei sei mesi sono stati per me un periodo difficile e mi hanno fatto arrivare addirittura a pensare che non avrei mai trovato un posto in Italia dove poter lavorare. Alla fine, ho deciso di tradurre il mio curriculum in portoghese e di trasferirmi all’estero per lavorare. Ero quindi pronta a trasferirmi quando ho ricevuto una chiamata da Samantha Marzullo…

Tra le numerose candidature inviate, infatti, mi ero proposta anche per un ruolo di back office in OSM. Durante il primo colloquio con Samantha, sono rimasta particolarmente colpita: invece di chiedermi cosa sapessi fare, come avveniva spesso negli altri colloqui, Samantha mi ha invitato a parlare di me, dei miei viaggi e delle mie passioni. Questo approccio mi ha davvero conquistata, anche perché perché, essendo alla ricerca del mio primo lavoro, non avevo ancora grandi esperienze da raccontare ad un colloquio e parlare di me era l’unica cosa che potevo effettivamente fare.

Così, ad aprile 2021, ho iniziato a lavorare in Guru Jobs con uno stage e, successivamente, sono passata al ruolo di project manager, posizione che ho ricoperto per un anno e mezzo.

Poi, a giugno dell’anno scorso sono partita per il Brasile. Doveva essere un semplice viaggio, ma poi ho deciso di restare lì. Nonostante il trasferimento, però, ho continuato a lavorare per Guru Jobs per tutto l’anno, operando in smart working. Questo perché il mio lavoro, alla fine, può essere svolto tranquillamente anche da remoto, ma richiede tanta disciplina.

Io seguivo gli orari italiani, iniziando a lavorare quando in Brasile erano ancora le cinque del mattino. Mi organizzavo in modo tale da sfruttare il pomeriggio, quando in Italia era già sera, per dedicarmi ad altre attività. Per me, la giornata risultava davvero lunga! Finivo di lavorare verso le due del pomeriggio e poi avevo l’intero pomeriggio libero. Di fatto, riuscivo a lavorare molto di più e a sfruttare al meglio il mio tempo.

Quando hai iniziato a gestire persone in Smart Working?

Poco prima di partire per il Brasile ho iniziato a formare una ragazza, Irina, per il ruolo di project manager, insegnandole a gestire i clienti e altre mansioni.

All’inizio, prima di iniziare a formare Irina, l’ho incontrata di persona solo un paio di volte, poiché stavo già per partire. La formazione, quindi, è avvenuta principalmente a distanza: insieme abbiamo tenuto call con i clienti, fatto aggiornamenti, affiancamenti e tutta la formazione necessaria, tutto quanto online.

Poi, a gennaio di quest’anno, ho assunto un nuovo ruolo chiamato Customer Success Manager. In questa posizione, sono responsabile della gestione di tutti i project manager di Guru Jobs, assicurando la qualità del servizio e la soddisfazione dei clienti. Intervengo in caso di problemi, formo i nuovi project manager e recupero i clienti inattivi (quelli che non acquistano nostri servizi da tempo).

Credo che la chiave nella gestione delle persone, soprattutto se a distanza, sia l’interesse che mostri verso di loro. Puoi anche vederle di persona ogni giorno e passare tutto il tempo con loro, ma se non ti interessano davvero, non otterrai nulla in cambio. Io, anche a distanza, ho sempre cercato di essere presente e interessata. Questa, secondo me, è la chiave del successo.

Sono convinta che, quando una persona mette il cuore in ciò che fa, questo si nota, anche se non è fisicamente presente.

Quali strategie hai adottato per mantenere alta la motivazione e l’engagement dei membri del tuo team che lavorano da remoto?

Come anticipavo prima, per me la chiave del successo è stata l’interesse verso le mie persone. Un esempio lampante è Irina, la prima ragazza che ho gestito. Quando ho cambiato approccio con lei, anche il suo atteggiamento verso il lavoro è cambiato completamente.

All’inizio, infatti, la gestivo con un approccio “disciplinare”, dicendole sempre cosa doveva fare e come lo doveva fare. Poi ho capito che, se volevo davvero tirare fuori il meglio da lei, dovevo cambiare metodo e punto di vista.

Ho iniziato quindi a mostrare un interesse genuino verso di lei e, grazie a questa semplice azione, ho visto un cambiamento enorme in Irina. All’inizio era molto chiusa e io mi sentivo frustrata per questo (perché, erroneamente, percepivo poco interesse da parte sua) e mi chiedevo perché si comportasse in quel modo. Non vedevo dove stessi sbagliando.

Poi, mi sono resa conto che dovevo essere io a cambiare. Da un giorno all’altro ho capito che forse Irina aveva qualcosa di nascosto che io ancora non conoscevo. Da quel momento, ho iniziato a conoscerla meglio e a prendermi del tempo per parlare con lei non solo di lavoro, ma anche per fare una chiacchierata informale.

Questo ha fatto davvero la differenza!

Un giorno, mentre ero a un corso, durante la pausa ho deciso di telefonarle per sapere come stava. È stato incredibile in quel momento scoprire il vero mondo di Irina, così diverso da quello che mostrava. Questo cambiamento improvviso nel mio approccio mi ha fatto finalmente capire che c’era molto di più dietro a Irina e che non potevo limitarmi a pretendere che svolgesse i suoi incarichi senza nemmeno conoscerla. Da quel momento, tutto è cambiato.

Credo quindi che l’ingrediente principale per mantenere alta la motivazione e l’engagement del gruppo, anche a distanza, sia un interesse vero verso le proprie persone.

Poi, è importante anche essere molto attenti e comprensivi. Lavorare a distanza richiede uno sforzo aggiuntivo rispetto a quando si è in presenza, perché in presenza puoi notare più facilmente se le persone sono annoiate, stressate o contrariate, mentre da lontano è più difficile. Con Irina ho imparato a percepire se qualcosa non va persino attraverso un messaggio o un sospiro in più al telefono. A distanza, devi impegnarti molto di più per capire cosa sta pensando l’altra persona. È fondamentale quindi essere molto attenti e comprensivi con il proprio team.

Cosa diresti invece a un manager che ha timore di invadere troppo la sfera personale della persona che gestisce?

Gli direi che, secondo me, è proprio questa la chiave. Scherzando, dico sempre che la mia azione di successo nella gestione delle persone è l’aperitivo, perché sono quei momenti, al di fuori del lavoro, che ti aiutano veramente a capire e apprezzare l’altro. Quando hai a che fare con qualcuno molto distante da te, come lo eravamo io e Irina, è difficile comprendere i suoi sentimenti e puoi facilmente bloccarti anche tu.

Tuttavia, in quei momenti fuori dall’ambiente lavorativo, se riesci a migliorare il tuo rapporto e la tua stima verso quella persona, automaticamente anche lei migliorerà. Se, al contrario, pensi solo che quella persona ti stia antipatica o che non ci troverai mai un punto d’incontro, allora avrai grande difficoltà a gestirla. Questo perché innanzitutto la persona che stai gestendo deve piacere a te. Se non piace a te, non riuscirai mai a farla crescere e ti ritroverai a lottare continuamente, facendo tanta fatica e ottenendo zero risultati.

Quindi il consiglio che darei, e che ho visto funzionare, è trovare dei punti in comune con la persona che stai gestendo, cercare motivi per cui la apprezzi anche a livello personale, perché questo influisce tanto anche sulla sua crescita e formazione professionale.

Nel mio caso, quando ho iniziato a scoprire cose che mi piacevano di Irina, tutto è diventato più facile. Inizialmente, ad esempio, avevo difficoltà a capirla pienamente. Un aspetto che non riuscivo proprio a comprendere era la sua frequente risposta: “Non mi ricordo”.

“Ma come fa a non ricordarsi?” mi chiedevo. Tuttavia, quando ho cambiato approccio e ho iniziato a conoscerla anche al di fuori del lavoro, ho potuto aiutarla a trovare metodi per ricordare meglio le cose. Da quel momento, non ha mai più detto che non ricordava qualcosa e questo solo perché abbiamo sviluppato un rapporto di reciproca ammirazione.

Se tu ammiri le persone che gestisci, loro inizieranno ad ammirarti a loro volta. Al contrario, se non le apprezzi, sarà difficile ottenere risultati da loro e questo è ancora più vero nel lavoro a distanza.

Quali qualità o competenze ritieni fondamentali per un ruolo come il tuo?

Sicuramente, sia per il ruolo in sé, ma ancor più per il fatto che è a distanza, è fondamentale avere molta autodisciplina. Devi stabilire con te stesso delle scadenze, delle tempistiche precise, e rispettarle, perché è molto facile distrarsi, soprattutto da remoto. Questo aspetto è fondamentale perché, se non riesci a portare a termine in prima persona i tuoi compiti, non sarai mai un buon esempio per il tuo team e ti ritroverai con persone che, a loro volta, si perderanno.

Poi, come ho già detto, è fondamentale mostrare un interesse genuino verso le persone. Ho visto davvero la differenza quando questo approccio è stato applicato su di me e, successivamente, quando l’ho messo in pratica io stessa con Irina.

Se non dimostri ammirazione e interesse verso le tue persone, credimi, non riceverai mai indietro ammirazione e interesse da parte loro.

Quali sono le principali sfide legate alla comunicazione e alla collaborazione a distanza?

A distanza, è sicuramente difficile rilevare i disaccordi. Mi spiego: spesso, se una persona è poco determinata e diretta nella comunicazione, non esprime chiaramente ciò che pensa, facendo così passare un messaggio diverso da quello che intende davvero. Per questo, per me, la sfida più grande era capire come stavano le mie persone anche solo dai loro comportamenti e da come si muovevano.

Quindi, se gestisci persone da remoto, devi affinare la tua capacità di percepire quando qualcuno è in difficoltà, poiché a distanza è più difficile cogliere questi segnali. Tuttavia, se sei focalizzato su ciò che vuoi e che devi fare, puoi riuscirci tranquillamente anche a distanza. La chiave sta solo nel cambiare il tuo approccio e non di aspettare che cambino gli altri.

Un altro aspetto che risulta più complicato a distanza è verificare che le persone svolgano le proprie attività. Per questo tutti i giorni chiedo ad ogni membro del mio team un report con quanto è stato fatto durante la giornata. È molto importante, in questa circostanza, mantenere un elevato livello di controllo. Quello che faccio io è stabilire delle scadenze chiare, controllare il lavoro svolto e offrire supporto in caso di difficoltà. Tutto qui.

Cosa diresti a un imprenditore che ha paura di far lavorare le sue persone a distanza?

Da un lato capisco questa prospettiva, perché in Italia c’è una visione particolare dello smart working. Secondo me, poche aziende adottano pienamente lo smart working per timore di perdere il controllo della situazione. Chiaramente ci sono alcune posizioni, come quelle legate alla produzione, che non sono compatibili con lo smart working. Tuttavia, penso che in generale manchi fiducia verso i propri collaboratori (fiducia che però, a mio parere, deve essere guadagnata da parte loro e non può essere semplicemente presupposta o pretesa).

Le persone devono quindi dimostrare di essere in grado di portare a termine i compiti, ma allo stesso tempo è essenziale avere fiducia in loro. Alla fine non importa tanto dove lavorano, l’importante è che rispettino le scadenze e portino a termine le mansioni assegnate. Secondo me, tutto si riduce sempre allo stesso punto: se non hai fiducia e ammirazione nei confronti dei tuoi collaboratori e dubiti delle loro capacità, forse c’è qualcosa che non va.

E poi, se sono giovane e posso svolgere il mio lavoro da una spiaggia, preferisco sicuramente questa opzione piuttosto che lavorare dall’ufficio, non credi?

In più, all’estero lo smart working è molto diffuso, praticamente tutte le aziende lo supportano…questo è il futuro del lavoro!

Poi sono d’accordo sul fatto che sia altrettanto importante formare anche un gruppo e quindi organizzare periodicamente momenti di condivisione, come team building, perché il team è fondamentale.

Il messaggio che voglio far passare però, è che, in generale, la tendenza sarà quella dell’online. Gli imprenditori che si oppongono allo smart working avranno molta difficoltà nel trovare personale qualificato in futuro.

Quali consigli daresti a imprenditori che devono gestire persone da remoto e fanno fatica a farlo?

Prima di tutto, conosci bene le persone che hai in azienda. Escici insieme, conosci le loro personalità al di fuori dell’ambiente lavorativo, cerca punti di connessione anche con chi potrebbe essere più difficile da coinvolgere.

Cerca di trovare qualcosa di positivo in ognuno di loro, ammirali e sii tu stesso un esempio da seguire.

Implementa anche strumenti di controllo perché, sebbene la fiducia sia fondamentale, è importante anche verificare che i compiti vengano portati a termine. Infine, la fiducia è essenziale!

smart working

Federica in questo articolo ci ha insegnato tante cose.

Riassumendo, Federica ha spiegato che, per gestire al meglio una persona in Smart working, devi:

  • Prima di tutto imparare a conoscerla al di fuori del lavoro e ammirare le sue qualità “nascoste”.
  • Poi devi essere autodisciplinato, portare a termine i tuoi incarichi ed essere un esempio per lei.
  • Fidarti dell’impegno della tua persona. Abbi fiducia nelle sue abilità e vedrai che darà il meglio di sè!
  • Implementare strumenti di controllo. La fiducia è essenziale, ma serve anche controllare che gli incarichi vengano svolti secondo gli accordi.

Questi, secondo Federica, sono gli elementi chiave per gestire con successo le persone a distanza.

E tu, cosa stai aspettando? Se nella tua azienda è possibile, comincia subito ad adottare lo Smart Working!

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